Manual - Módulo de Documentação Civil - Perfil DMF

Apresentação

Visando superar a dificuldade do acesso das pessoas em situação de privação de liberdade às políticas públicas pela ausência de documentos civis básicos, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por intermédio do Programa Fazendo Justiça, vem desenvolvendo ações e firmando parcerias para fomentar a emissão e a regularização da documentação civil básica do referido público.

Nessa seara, o novo módulo Documentação Civil do Sistema Eletrônico de Execução Unificado (SEEU) está disponível para os Tribunais e Secretarias que pactuaram a expedição dos documentos com o CNJ, e consiste em um conjunto de funcionalidades que permite gerenciar as ações de emissão de documentação civil para pessoas custodiadas pré-egressas, ou seja, cuja progressão de regime ocorra em até 180 dias, e que não possuam de algum(ns) do(s) seguinte(s) documento(s): Certidão de Casamento e/ou Nascimento, Certificado de Reservista, Carteira de Trabalho (CTPS), Cadastro de Pessoa Física (CPF), Registro Geral (RG), Registro Nacional de Estrangeiro (RNE) e Título de Eleitor.

Parte-se do princípio de que todos os documentos registrados no SEEU são imprescindíveis para o pleno exercício da cidadania dos custodiados. Assim, a ausência de informações sobre um ou mais documentos nesse Sistema pode indicar que, de fato, a pessoa não possui a documentação ou que a informação de sua emissão ainda não foi registrada.

A operação do Fluxo de Emissão de Documentação em comento no SEEU está sob a responsabilidade do Departamento de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário e do Sistema de Execução de Medidas Socioeducativas (DMF), do Grupo de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário e do Sistema de Execução de Medidas Socioeducativas (GMF) e dos órgãos responsáveis pela Administração Penitenciária.

O que é o Fluxo de Emissão de Documentação Civil?

É o procedimento para viabilizar a emissão de documentação civil básica para custodiados em vias de progressão de regime, a partir das informações constantes no SEEU. Por meio deste, o GMF encaminha à Administração Penitenciária um ofício contendo listagem nominal, que indica os documentos ausentes.

De posse destas informações, a Administração Penitenciária verifica se os documentos não identificados no SEEU compõem o prontuário da pessoa privada de liberdade, atualizando a lista previamente enviada. Caso tais documentos não sejam localizados nos cadastros locais, a Administração Penitenciária deve solicitar sua emissão aos órgãos emissores, podendo contar com o apoio da Associação Nacional dos Registradores de Pessoas Naturais (ARPEN), entidade com a qual o CNJ possui Acordo de Cooperação instituído para providenciar a emissão dos documentos sob sua responsabilidade.

A partir da emissão, a Administração Penitenciária consolida a lista com os dados dos documentos obtidos, realiza o upload do arquivo (planilha no formato .xlsx) no SEEU, que os utiliza para atualizar o seu banco de dados, responsabilizando-se pela guarda dos documentos físicos emitidos até o momento da entrega aos beneficiários.

Após o upload do arquivo, o SEEU atualiza o quadro status que contém informações para gerenciamento das requisições, dando continuidade ao fluxo proposto.

Uma vez por mês, em dia específico a ser configurado pelo GMF, de forma automática, o sistema faz buscas no banco de dados do SEEU, a fim de identificar se há novos registros de pré-egressos sem documentação e que atendam às demais condições necessárias para geração de nova listagem, e, assim, notificar, via e-mail, a respectiva Administração Penitenciária para providências. 

O que o Módulo Documentação Civil permite?

• Listar Custodiados (que se enquadram nos requisitos de solicitação de nova requisição);
• Listar Requisições Recebidas;
• Configurar Envio Automático da notificação de nova requisição gerada (apenas para o GMF);
• Fazer o download da listagem da requisição (em formato .xlsx);
• Fazer o upload da listagem (em formato .xlsx) no SEEU após atualização das informações dos documentos identificados ou emitidos (apenas para a Administração Penitenciária);
• Fazer download do ofício de encaminhamento da requisição;
• Monitorar o status da execução das requisições de emissão de documentos;
• Filtrar por Vara de Execução;
• Filtrar por Tribunal (apenas para o DMF);
• Filtrar por SEAP (apenas para o DMF);
• Filtrar pelo Nome do Custodiado;
• Filtrar por Previsão de Progressão de Regime;
• Filtrar por Previsão de Livramento;
• Filtrar por Previsão de Término da Pena;
• Visualizar protocolo por documento ausente para cada custodiado;
• Visualizar em detalhe o processo do custodiado.

Quem terá acesso às funcionalidades?

Os perfis de usuário que tem permissão de acesso são:

DMF

Departamento de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário e do Sistema de Execução de Medidas Socioeducativas.

GMF

Grupo de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário e do Sistema de Execução de Medidas Socioeducativas.

💡 Para saber mais, acesse o Manual MDC - Perfil GMF.

Depen

Órgãos da Administração Penitenciária, que são Entidades de Remessa responsáveis pela solicitação de emissão da documentação pendente, atualização da listagem, guarda e entrega para a pessoa egressa.

💡 Para saber mais, acesse o Manual MDC - Perfil Depen.

Como acessar?

Após acessar o endereço eletrônico do SEEU, o usuário deverá inserir Login e senha, e clicar no botão Entrar.

Figura 1 - Tela de Login no SEEU

Termo de Confidencialidade

A primeira vez que o usuário tentar acessar qualquer uma das funcionalidades do Fluxo de Documentação Civil (FDC), o SEEU exibirá uma tela (vide Figura 2) com o Termo de Confidencialidade. Após a leitura desse Termo, o usuário deverá selecionar a opção (1) “Ciente e de acordo” e em seguida clicar no botão (2) “Aceitar”.
A leitura e comprometimento do usuário com o conteúdo do Termo de Confidencialidade é obrigatório para que o usuário tenha acesso às funcionalidades do FDC.
O Termo só voltará a ser exibido novamente caso ocorra alguma alteração no seu conteúdo.

📝 Observação: Caso não consiga visualizar no Termo de Confidencialidade o campo para seleção “Ciente e de Acordo” e o botão “Aceitar” provavelmente o seu navegador (browser) está com o zoom ativado, neste caso recomenda-se utilizar simultaneamente as teclas crtl+0 para que o seu navegador volte a visualização padrão.

Figura 2 - Termo de Confidencialidade

Detalhamento das funcionalidades do Fluxo de Documentação Civil (perfil DMF)

A seguir são apresentadas as funcionalidades do Fluxo de Documentação Civil para o perfil DMF.

Acesso às funcionalidades do Fluxo de Documentação Civil

Após logar no SEEU, o usuário deve clicar no menu Outros para acessar as funcionalidades, conforme a figura 1 a seguir:

Figura 1 - Tela inicial da Mesa DMF

Ao clicar em Outros, o SEEU exibirá o submenu com a opção Documentação Civil, que contém as seguintes funcionalidades: Listar Custodiados e Listar Requisições Recebidas (vide figura 2).

Figura 2 - Tela da Mesa DMF com destaque para o acesso às funcionalidades disponíveis para o Fluxo de Documentação Civil

Caso o usuário precise acessar a relação de custodiados e as suas respectivas informações, deverá selecionar a opção Listar Custodiados.

Nessa tela, estão disponíveis opções de filtros para auxiliar a busca, são eles: Tribunal, Nome Custodiado, Previsão Progressão Regime, Previsão Livramento e Previsão Término Pena, conforme pode ser visualizado na figura 3.

Figura 3 - Tela para acesso à relação dos custodiados com documentação pendente

Após clicar no botão Pesquisar, o SEEU exibirá a relação dos custodiados que atendem aos critérios do(s) filtro(s) selecionado(s) pelo usuário e que possuem um ou mais documentos pendentes. Também é possível realizar uma pesquisa completa apenas clicando no botão Pesquisar. Será retornada uma tabela com as seguintes informações para cada pessoa (vide figura 4):

📝 Obs.: O uso de filtros é opcional. Caso o usuário não os utilize e clique apenas no botão Pesquisar, o SEEU irá exibir a relação completa dos custodiados pré-egressos com documentos pendentes no SEEU.

Figura 4 - Tela com a relação dos custodiados com documentação pendente no SEEU

Caso o usuário necessite detalhar as informações do processo de um determinado custodiado, basta clicar no número do processo (vide figura 4). O SEEU exibirá todas as informações da pessoa, conforme a tela a seguir (figura 5):

Figura 5 - Tela do detalhamento do processo previamente selecionado pelo usuário

Outra funcionalidade disponível é Listar Requisições Recebidas. Para acessá-la, o usuário deverá selecionar o menu Outros, na sequência, escolher a opção Documentação Civil e, em seguida, clicar em Listar Requisições Recebidas, conforme pode ser visualizado na tela a seguir (vide figura 6):

Figura 6 - Tela demonstrando como acessar a funcionalidade Listar Requisições Recebidas

Após clicar em Listar Requisições Recebidas, o SEEU apresentará uma tela com filtros para auxiliar na identificação das requisições recebidas, quais sejam: Tribunal, Entidade de Remessa, Requisição e Período Requisição.

Também é possível realizar uma pesquisa completa apenas clicando no botão Pesquisar (vide figura 7).

Figura 7 - Tela de acesso à pesquisa da Lista de Requisições Recebidas

Após clicar no botão Pesquisar, o SEEU exibirá a relação das requisições que atendem aos critérios do(s) filtro(s) selecionado(s) pelo usuário. Nessa tela também é possível visualizar o status da emissão dos documentos, ou seja, as informações inseridas na listagem serão contabilizadas nesse quadro. O SEEU exibe, dentre outras informações, a quantidade de documentos: Pendentes, Solicitados, Concluídos, Rejeitados, bem como o Total.

Trata-se de uma funcionalidade que contribui para a gestão das emissões dos documentos dos pré-egressos, conforme pode ser visualizado na tela (figura 8) a seguir:

📝 Observações:

• O status Pendente indica que não houve ação alguma em relação ao documento não identificado no SEEU. O status Solicitado indica que a Administração Penitenciária solicitou a emissão do documento. O status Concluído indica que o documento solicitado foi emitido e que a informação já foi atualizada no Sistema. O status Rejeitado indica que o documento não será emitido devido a algum impeditivo, o qual deve ser expresso no campo "Justificativa da NÃO emissão" da listagem (.xls).

• O status que aparece na requisição é um resumo/agrupamento dos status que ficam dentro da requisição, ou seja, referem-se a cada documento/protocolo que a compõe.

Figura 8 - Tela de exibição das Requisições Recebidas

O usuário também poderá selecionar uma das requisições clicando no respectivo número. Dessa forma, o SEEU exibirá o detalhamento da requisição com as seguintes informações: Protocolo, Data Solicitação, Nome Custodiado, Vara, Documento Solicitado e Status (vide figura 9).

📝 Obs.: Outra funcionalidade disponível no detalhamento da requisição é a opção Exportar, referente à listagem (planilha no formato .xlsx) para o controle da emissão de documentação. Por meio dessa opção, o usuário poderá salvar o arquivo com a listagem em seu computador de trabalho.

Figura 9 - Tela de detalhamento da requisição, disponível para o usuário

Contato

Para mais informações, entre em contato com o Núcleo de Biometria e Documentação, do Programa Fazendo Justiça, através do e-mail biodoc@cnj.jus.br.

Glossário

• Depen – Departamento Penitenciário Nacional.

• DMF - Departamento de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário e do Sistema de Execução de Medidas Socioeducativas do CNJ (DMF/CNJ).

• GMF - Grupos de Monitoramento e Fiscalização do Sistema Carcerário – GMF.

• SEEU – Sistema Eletrônico de Execução Unificado.

Referências

• Folder sobre Biometria e Identificação Civil: Aqui.

• Folder sobre o Sistema Eletrônico de Execução Unificado (SEEU): Aqui.

Anexo

Anexo 1: Mapa do Fluxo para Emissão de Documentos para pessoas pré-egressas