Manual - Módulo de Documentação Civil - Perfil Depen
Introdução
O Fluxo de Emissão de Documentação Civil para Pessoas Pré-egressas, que deu origem ao Módulo Documentação Civil (MDC) no Sistema Eletrônico de Execução Unificado (SEEU), foi desenvolvido para fomentar a emissão e a regularização da documentação civil básica das pessoas em situação de privação de liberdade.
O Módulo permite gerenciar as ações de emissão ou localização de documentação civil para pessoas custodiadas pré-egressas, ou seja, aquelas cujo livramento condicional ou progressão de regime poderá ocorrer em até 180 dias ou que terminarão o cumprimento da pena no mesmo período, e que estejam com pendência de registro no SEEU de um, ou mais, dos seguintes documentos: Registro Geral (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), Registro Nacional Migratório (RNM) e Título de Eleitor.
A ferramenta consolida informações sobre documentos emitidos ou localizados no âmbito do Fluxo, permitindo que os Órgãos Executivos Estaduais, responsáveis pela Administração Penitenciária, tenham acesso a uma Lista mensal, automaticamente gerada para cada UF. Essa Lista relaciona os custodiados pré-egressos que possuem alguma pendência em relação à sua documentação civil básica registrada no SEEU, viabilizando a atuação no atendimento da demanda de emissões e regularizações antes que tais custodiados deixem as Unidades Prisionais.
O presente manual tem foco no Perfil Depen, que está disponível para a gestão das Listas de Requisição e acompanhamento do Módulo, sob a responsabilidade do Órgão da Administração Penitenciária, por meio da Entidade de Remessa cadastrada para o MDC.
📝 Para mais informações, entre em contato com o Núcleo de Identificação Civil e Emissão de Documentos do Programa Fazendo Justiça, através do e-mail fdc@cnj.jus.br.
Funcionalidades do Perfil Depen
Ao Órgão da Administração Penitenciária, por seu papel enquanto responsável pelo acompanhamento da pessoa custodiada, cabe a gestão mensal das Listas de Requisição, por meio do acesso ao MDC/SEEU com o usuário do perfil Depen.
Ao usuário neste perfil o Módulo permite:
- Listar Custodiados: possibilita localizar o custodiado por meio de uma consulta geral ou a partir dos seguintes filtros: Vara, Nome Custodiado, Previsão Progressão Regime, Previsão Livramento e Previsão Término de Pena;
- Listar Requisições: possibilita localizar as Listas de Requisição por meio de uma consulta geral ou a partir dos seguintes filtros: Vara, Requisição e Período Requisição;
- Exportar: possibilita realizar o download da Lista de Requisição;
- Atualizar: possibilita realizar o upload da Lista de Requisição;
- Receber Relatórios Gerenciais Estaduais: para acompanhamento mensal da gestão do Módulo e do resultado do processamento das Listas de Requisição (pós upload).
Como acessar?
💡 Saiba os requisitos mínimos para conectar ao SEEU do seu computador. Para acessar o SEEU, clique aqui.
Termo de Confidencialidade
- Quando o usuário acessar o Módulo Documentação Civil pela primeira vez, o SEEU exibirá uma tela com o Termo de Confidencialidade. Após a leitura, o usuário deverá selecionar a opção (1) “Ciente e de acordo” e, em seguida, clicar no botão (2) “Aceitar”.
- A leitura e comprometimento do usuário com o conteúdo do Termo de Confidencialidade é obrigatório para ter acesso ao Módulo. O Termo só voltará a ser exibido caso ocorra alguma atualização no seu conteúdo.
⚠️ Caso não consiga visualizar no Termo de Confidencialidade o campo para seleção “Ciente e de Acordo” e o botão “Aceitar”, é possível que seu navegador (browser) esteja com o zoom ativado. Nesse caso, recomenda-se utilizar simultaneamente as teclas crtl+0 para que o navegador volte à visualização padrão.
- Após acessar o Sistema, será exibida uma página com mensagem de boas-vindas, na qual o usuário deve selecionar a Entidade de Remessa cadastrada para o MDC.
- Na sequência o usuário deve clicar no menu "Outros" e, posteriormente, no "Módulo Documentação Civil", sendo apresentadas as opções disponíveis para uso pelo perfil Depen: "Listar Custodiados" e "Listar Requisições".
Listar Custodiados
- Para localizar um ou mais custodiados pré-egressos, o Módulo permite uma consulta geral ou a partir dos seguintes filtros: "Vara", "Nome Custodiado", "Previsão Progressão Regime", "Previsão Livramento" e "Previsão Término de Pena".
- Ao clicar em “Pesquisar”, o SEEU exibirá a relação dos custodiados pré-egressos com documentos pendentes de registro no Sistema, de acordo com o(s) filtro(s) selecionado(s). Caso o usuário tenha optado por não utilizar os filtros, será exibida a relação completa de custodiados pré-egressos.
Listar Requisições
- Para localizar a Lista de Requisição, o Módulo permite uma consulta geral ou a partir dos seguintes filtros: "Vara", "Requisição" e "Período Requisição".
- Após clicar no botão "Pesquisar", o SEEU exibirá a relação das Listas de Requisição que atendem aos critérios do(s) filtro(s) selecionado(s). Nesta tela também é possível visualizar quantas Listas foram geradas até o momento da consulta, bem como os resultados do uso do Módulo no estado (UF), através da análise dos status dos protocolos, quais sejam: "Localizados"; "Emitidos"; "Restrição Temporária"; "Restrição Definitiva"; "Erros de Preenchimento" e "Pendentes".
- A definição de cada status está descrita na tabela abaixo:
| Status | Definição |
|---|---|
| Localizados | Indica que o documento foi localizado pelo Órgão de Administração Penitenciária e que não foi necessária a solicitação de sua emissão. |
| Emitidos | Indica que o documento foi efetivamente emitido, após solicitação do Órgão de Administração Penitenciária. |
| Restrição temporária | Indica que o documento não foi localizado e não foi possível solicitar a emissão em razão de alguma restrição temporária, a qual pode ser superada pelo Órgão de Administração Penitenciária (p.ex.: exigência da presença física do custodiado). |
| Restrição definitiva | Indica que o documento não foi localizado e não foi possível solicitar a emissão em razão de alguma restrição definitiva, a qual não pode ser superada pelo Órgão de Administração Penitenciária (p.ex.: falecimento do custodiado). |
| Erros de preenchimento | Indica a necessidade de revisão dos dados do documento informado de acordo com as regras de preenchimento. Essa sinalização ocorre por não atendimento de alguma(s) regra(s) de preenchimento da lista de requisição ou por preenchimento incompleto. |
| Pendentes | Indica o documento sem atualização por parte do usuário, que continua com informações pendentes de preenchimento na Lista de Requisição. |
Os status acima aparecem na tela da Lista de Requisição do mês vigente e nas Listas referentes aos meses anteriores, com exceção do status “Pendentes”, que, naquelas, é substituído pelo status “Expirados”.
O status “Expirados” se refere aos protocolos que, embora pendentes de providência pelo usuário no sentido de localizar ou de emitir os documentos, desenquadraram da regra de inclusão na Lista de Requisição, que é a previsão de saída do sistema prisional em até 180 dias.
Detalhamento da Lista de Requisição
- O usuário poderá selecionar Listas de Requisição clicando no número correspondente da coluna “Requisição”, conforme destacado na figura abaixo.
Desta forma, o SEEU exibirá o seu detalhamento, apresentando as seguintes informações: "Protocolo", "Data Protocolo", "Nome Custodiado", "Vara", "Regime Atual", "Data Inserção Documento", "Documento Solicitado", "Situação Documento", "Status" e "Erro de Preenchimento". Cada linha corresponde a um protocolo.
Nesta mesma tela serão disponibilizados os botões “Exportar” e “Atualizar”, apenas para a Lista de Requisição atual.
Exportar a Lista de Requisição
Ao clicar no botão “Exportar” será realizado o download da Lista de Requisição no formato .xlsx.
Em seguida o SEEU exibirá uma tela com a seguinte mensagem: “A exportação do arquivo pode demorar alguns instantes. Por favor, aguarde até que o download do arquivo seja realizado”. Deve-se clicar no botão “Exportar” disponível logo abaixo desta mensagem.
- Após a finalização da exportação da planilha, ou seja, com o download da Lista de Requisição, será exibida outra tela com a confirmação de que o arquivo Excel foi exportado. A Lista de Requisição estará disponível na pasta definida como padrão para o download e o nome do arquivo será: “CustodiadoDocumentacaoCivilRequisicao<NumerodaRequisição>.xlsx”
Gestão da Lista de Requisição
Documentos civis elencados para providências de localização ou emissão
- A Lista de Requisição contém a relação de pessoas cujo livramento condicional ou progressão de regime poderá ocorrer em até 180 dias ou que terminarão o cumprimento da pena no mesmo período, e que possuem um ou mais dos seguintes documentos civis básicos ausentes de registro no SEEU: Registro Geral (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), Título de Eleitor e Registro Nacional Migratório (RNM), este último exclusivamente para pessoas estrangeiras.
Composição da Lista de Requisição
A Lista de Requisição é uma planilha de Excel (em formato .xlsx), com linhas e colunas. Na primeira linha, há um cabeçalho com as seguintes informações que identificam a Lista:
- Requisição;
- Juízo;
- Entidade de Remessa;
- Data da geração.
As linhas subsequentes correspondem a um protocolo gerado para cada documento pendente. Assim, para cada custodiado poderão ser gerados até três protocolos, a depender dos documentos que estiverem com pendência de registro no SEEU, dentre do rol previsto na Lista de Requisição.
A Lista possui também 25 colunas, referentes aos dados de identificação do custodiado e às informações dos documentos faltantes, algumas sendo de preenchimento automático pelo SEEU e outras de preenchimento pelo usuário do Perfil Depen.
As figuras seguintes apresentam a visualização das linhas e colunas da Lista de Requisição:
📝 As colunas A, B e C da planilha encontram-se congeladas. Ou seja, ao navegar na Lista as informações destas colunas permanecerão estáticas, para melhor visualização do usuário.
Regras de preenchimento das Listas de Requisição
Parte das colunas da Lista de Requisição são preenchidas automaticamente pelo SEEU e visam facilitar a correta identificação do custodiado, bem como informar o(s) documento(s) faltante(s). Outras colunas devem ser preenchidas com os dados do documento indicado na coluna “Tipo Documento Solicitado”. Desta forma, se estiver escrito “CPF”, o usuário do Perfil Depen deverá inserir o número do CPF daquele custodiado, na coluna “Número do Documento”.
Seguem abaixo as colunas que devem, ou não, ser preenchidas pelo usuário do Perfil Depen:
| Coluna | Preenchimento |
|---|---|
| Protocolo | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Data Protocolo | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Nome Custodiado | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Sexo | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Vara | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Nome Mãe | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Nome Pai | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Estado Civil | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Data Nascimento | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Cidade Nascimento | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Estado Nascimento | Preenchimento automático pelo SEEU |
| País Nascimento | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Regime Atual | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Data Prevista Saída | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Motivo Saída | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Previsão Término Pena | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Tipo Documento Solicitado | Preenchimento automático pelo SEEU |
| Situação do Documento | Preenchimento obrigatório pelo usuário |
| Número Documento | Preenchimento obrigatório pelo usuário |
| Órgão Emissor do RG | Preenchimento obrigatório pelo usuário, quando tratar de RG |
| UF do RG | Preenchimento obrigatório pelo usuário, quando tratar de RG |
| Restrição Definitiva de Emissão | Preenchimento pelo usuário, diante de restrição definitiva |
| Restrição Temporária de Emissão | Preenchimento pelo usuário, diante de restrição temporária |
| Observação | Preenchimento opcional pelo usuário, se necessário incluir alguma informação adicional |
| Erro de preenchimento | Preenchimento automático pelo SEEU |
- A figura abaixo apresenta a visualização das colunas a serem preenchidas pelo usuário do Perfil Depen, conforme as peculiaridades do caso:
⚠️ Por ser um arquivo Excel, as células da Lista de Requisição são editáveis e não possuem regras automáticas de validação de preenchimento. Desta forma, a conferência dos dados dos documentos inseridos na Lista de Requisição será validada após o upload no SEEU.
Para que as informações possam ser corretamente processadas pelo Sistema, é essencial que os dados sejam inseridos conforme as orientações descritas neste Manual.
A estrutura da planilha não deve ser alterada, ou seja, a ordem das colunas não pode ser modificada, não devendo, tampouco, ser inseridas fórmulas, linhas ou colunas. É imprescindível que se mantenha a estrutura padrão da planilha para que o SEEU reconheça de forma correta o arquivo no momento de seu carregamento.
Colunas
Coluna “Tipo do Documento Solicitado”:
- As informações correspondentes a esta coluna são automaticamente preenchidas pelo sistema quando a Lista é gerada. Ela indica a qual documento o protocolo daquela linha se refere. Dessa forma, apenas os dados referentes ao documento indicado nessa coluna devem ser preenchidos na respectiva linha.
💡 Para cada documento não registrado no SEEU para uma pessoa pré-egressa, dentro do período de 180 dias, será gerado um protocolo, podendo, assim, o mesmo custodiado ter mais de um protocolo que sinaliza a necessidade de localização ou solicitação da emissão desse documento.
Coluna “Situação do Documento”:
- Esta coluna deve ser utilizada para informar se o documento, cujos dados estão sendo preenchidos, foi localizado ou emitido a partir do Fluxo. Ela deve ser preenchida clicando na célula em branco e selecionando uma das opções apresentadas na caixa de seleção. Esse campo é de preenchimento obrigatório.
Colunas de identificação do documento faltante:
As três colunas abaixo são de preenchimento obrigatório pelo usuário, conforme o documento faltante em questão.
- Coluna “Número Documento”;
- Coluna “Órgão Emissor do RG”;
- Coluna “UF do RG”.
Para cada documento localizado ou emitido por meio do Fluxo de Documentação Civil, deverão ser preenchidos os dados observando as seguintes instruções:
| Tipo de Documento | Instrução |
|---|---|
| RG | Número Documento: Pode conter letras e números, até 18 caracteres. Aceita caracteres especiais; Órgão Emissor do RG: pode conter letras e números, até 20 caracteres; UF do RG: Usuário deve escolher a UF dentre as opções listadas; Observação: O sistema verifica se há outro número de RG com a mesma UF cadastrado para outra pessoa. |
| CPF | Número Documento: Deve conter somente números com, no máximo, 11 caracteres. Aceita caracteres especiais. Quando iniciado por zero, esse dígito é ignorado na Lista de Requisição, não interferindo no correto registro efetuado pelo sistema. Observação: O sistema verifica se o CPF informado possui registro para outra pessoa. |
| Título de Eleitor | Número Documento: Pode conter letras e números, até 20 caracteres. Não aceita caracteres especiais. Observação: O sistema verifica se o mesmo Título de Eleitor está cadastrado para outra pessoa. |
| Registro Nacional Migratório – RNM | Número Documento: Pode conter letras e números, até 30 caracteres. Aceita caracteres especiais. Observação: O sistema não verifica se há numeração idêntica cadastrada. |
Coluna “Restrição Definitiva de Emissão”:
Esta coluna deve ser utilizada nos casos em que não foi possível solicitar a emissão do documento em razão de algum impedimento definitivo, o qual não pode ser superado pelo Órgão de Administração Penitenciária (p.ex.: custodiado falecido).
Deve ser preenchida clicando na célula em branco e selecionando uma das opções apresentadas na caixa de seleção, conforme a situação correspondente. Como consequência, o protocolo será encerrado e não retornará na próxima lista.
Coluna “Restrição Temporária de Emissão”
Esta coluna deve ser utilizada nos casos em que não foi possível solicitar a emissão do documento em razão de algum impedimento temporário, o qual pode ser superado pelo Órgão de Administração Penitenciária (p.ex.: exigência da presença física do custodiado).
Deve ser preenchida clicando na célula em branco e selecionando uma das opções apresentadas na caixa de seleção, conforme a situação correspondente. Como consequência, o protocolo não será encerrado e retornará na próxima lista, caso o custodiado permaneça dentro da regra de inclusão na Lista de Requisição, que é a previsão de saída do sistema prisional em até 180 dias.
Coluna “Observação”:
- Esta coluna pode ser preenchida com informações que indiquem qualquer situação relevante identificada pelo usuário do Perfil Depen, para as quais não existam campos específicos disponíveis na Lista de Requisição. O preenchimento dessa coluna é opcional e livre, aceitando o máximo de 250 caracteres.
Coluna “Erro de Preenchimento”:
- Esta coluna não deve ser preenchida. As informações nela contidas são automaticamente geradas pelo Sistema após o upload da Lista de Requisição, quando identificado algum erro ou preenchimento incompleto dos dados do documento. O erro poderá ser consultado pelo usuário para correção na tela de detalhamento da Lista de Requisição, conforme tela abaixo.
- Outra forma de consultar o erro de preenchimento para correção é utilizando o filtro “Somente com erro de preenchimento” em “Protocolos”, dentro do campo “Requisição Solicitada”.
Como realizar o upload da Lista de Requisição?
Após finalizar o preenchimento da Lista de Requisição, o usuário realizará o upload no SEEU, clicando no botão “Atualizar”. Desta forma, as informações serão processadas e registradas no Sistema e os protocolos com status “Localizados”, “Emitidos” ou “Restrição Definitiva” não constarão na Lista do mês seguinte.
Abaixo são apresentadas as telas de passo a passo do upload:
⚠️ Não há limite de uploads da Lista de Requisição dentro do mês vigente. Assim, o usuário pode carregar no SEEU as informações gradativamente, dispensando a necessidade de agregar as informações para atualizar de uma só vez.
- Quando é gerada uma nova Lista de Requisição, as Listas referentes aos meses anteriores permanecerão sendo apresentadas no resultado da pesquisa “Listar Requisições”, podendo ser exportadas para consulta e histórico. Contudo, somente é possível fazer o upload (através do botão “Atualizar”) da Lista de Requisição mais atual.
Processamento dos dados da Lista de Requisição
- Após o upload realizado com sucesso, o SEEU realiza o processamento de todos os dados inseridos na Lista de Requisição. Os usuários dos Perfis Depen, GMF e DMF cadastrados no Módulo Documentação Civil receberão e-mail com o resultado do processamento da Lista. Para cada upload, o SEEU envia um e-mail com o resultado do processamento.
Relatório Gerencial Estadual: instrumental para acompanhamento do Módulo
- Mensalmente, o SEEU enviará para os e-mails dos usuários dos Perfis GMF e Depen o Relatório Gerencial Estadual. A partir dele, os usuários poderão identificar situações que necessitem intervenção, determinando diligências e articulando diretamente com os parceiros a evolução dos procedimentos e sua adequação à realidade local.
Referências
Vídeo Documento já - Identificação e Documentação Civil Para Pessoas Privadas de Liberdade;
Anexo
Anexo 1: Fluxo de Emissão de Documentação Civil para pessoas pré-egressas
Versão do Documento
| Versão | Data | Autor | Descrição |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 07-02-2023 | Alef Batista - Analista de Documentos | Criação do Manual do Módulo de Documentação Civil (MDC) - Perfil Depen. |